Modernes Projektmanagement

Der Umzug mit einem Kunden an einen neuen Standort, die vertikale Diversifikation des Produktportfolios oder die Erweiterung der Serverlandschaft an den Units. All diese Projekte haben eines gemeinsam, sie müssen genau getaktet und geplant sein. Teilweise enthalten sind bis zu 200 Einzelaufgaben, die koordiniert und nachgehalten werden müssen. Aufgrund dieser Komplexität ist ein professionelles Projektmanagement unabdingbar, das die interne und externe Koordination verantwortet. Seit diesem Jahr arbeitet das Team mit einer modernen SharePoint Lösung, welche eine dynamische Bearbeitung aller Projektaufgaben auf einer gemeinsam genutzten Plattform ermöglicht.

Eine Frage der Flexibilität

„Projekte waren noch nie vollständig planbar, das Management von Änderungen gehört schon immer zum Geschäft“, sagt Thomas Emser, Projektmanager bei Packservice. Für ihn muss modernes Projektmanagement vor allem „agil“ sein und ist daher in erster Linie eine Frage der Flexibilität. Dazu gehört für ihn auch „eine reibungslose und zeitnahe Kommunikation – von Anfang an“. Zu Beginn jedes Projektes kommen bei Packservice daher alle internen und externen Beteiligten an einen Tisch, sammeln Ideen, definieren Aufgaben und clustern diese zu Aufgabenbereichen.  Im nächsten Schritt werden Verantwortlichkeiten festgelegt, die Timeline überprüft und ein Projektplan erstellt.

Mit der Einführung der SharePoint Lösung arbeiten die Verantwortlichen gemeinsam in einem System. Das Projektmanagement behält die Kontrolle über den Projektstrukturplan und gleichzeitig den Überblick über die Detailarbeit in den einzelnen Aufgaben. „In der Vergangenheit wurde die Zusammenarbeit durch die Nutzung verschiedener Plattformen und Systeme erschwert – jetzt verwalten wir die Projektarbeit zentral und transparent. Alle Teammitglieder können zeitgleich in Dokumenten arbeiten, sich Nachrichten zuschicken und Daten teilen.

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Alles auf einen Blick

Welche Aufgaben sind bis wann zu erledigen? Liegen wir im Zeitplan? Sind noch Freigaben erforderlich? Haben sich Termine verändert oder sind vielleicht neue Aufgaben dazu gekommen? All diese Antworten bekommen die User in Form von dynamischen, individuellen Dashboards.  Durch das System können Projekte entsprechend der jeweils erforderlichen Methoden, wie z.B. Scrum und Kanban erstellt oder mit agilen Ansichten versehen werden.  Die Darstellungen von Statistiken werden zudem durch Apps „on demand“ unterstützt.  Somit hat jeder Teilnehmer sofort einen Überblick darüber, ob er seine Aufgaben alle termingerecht erfüllt hat, auch von unterwegs auf seinem Smartphone. „Mit der neuen Lösung sitzen wir als Projektteam virtuell gemeinsam an einem Tisch. Das macht die Zusammenarbeit wesentlich effizienter und erleichtert die Arbeit des Projektmanagements“, betont Emser.